原始记录要回答的问题
第十二条（七）要求记录信息充分、清晰、完整，附件 4 第 2.12.6 项要求原始记录能有效支撑对应出具的报告内容。换成可检查的问题，就是：别人拿着这张记录，能不能知道测的是哪个样、按哪个方法、用哪台仪器和哪批标准物质、在什么条件下、读到了什么、怎么算出结果、谁做谁核。按这些问题，一张原始记录通常包括：
- 记录格式标识
- 写什么
- 受控的格式编号与版本；记录唯一编号；页码（第几页共几页）。
- 常见问题
- 格式没有受控编号，同一项目各人用的表不一样。
- 样品与任务
- 写什么
- 样品编号（与样品流转记录一致）、样品状态、任务来源。
- 常见问题
- 记录上的样品编号在样品台账里找不到。
- 方法依据
- 写什么
- 标准号与名称（现行版）；有偏离时的说明。
- 常见问题
- 标准换版后记录格式仍写旧版本号。
- 仪器设备与标准物质
- 写什么
- 仪器名称、编号（可追到检定校准状态）；标准物质名称、编号或批号、量值与有效期；关键试剂。
- 常见问题
- 只写仪器名称不写编号，查不到用的是哪一台；用过期的标准物质。
- 环境条件
- 写什么
- 方法有要求时的温度、湿度等，在测定时当场记录。
- 常见问题
- 温湿度长期同一个数；事后补填。
- 原始观测值
- 写什么
- 读数、称量值、体积、峰面积等，带单位；仪器直接输出的数据、谱图与日志按规定保存。
- 常见问题
- 只记计算后的结果，没有原始读数；热敏纸打印件褪色后无法辨认。
- 计算与修约
- 写什么
- 计算公式、中间结果、最终结果与修约位数；稀释倍数、空白扣除等。
- 常见问题
- 中间结果先修约再参与计算；公式与方法标准不一致。
- 质量控制
- 写什么
- 空白、平行、加标、标准样品等质控数据与判定结论。
- 常见问题
- 平行样超差仍报结果，没有处理记录。
- 人员与日期
- 写什么
- 检测人、校核人（审核人）及日期。
- 常见问题
- 校核人与检测人是同一人；签名与日期由他人代签。
- 修改
- 写什么
- 原值仍可辨认，写明修改人、日期与原因。
- 常见问题
- 涂改、刮擦、覆盖；电子表格直接覆盖原值、没有修改记录。
具体某个方法的记录格式（字段、公式与质控）可以在方法栏目查方法说明；常用的质控计算可以用平行样相对偏差、加标回收率、数值修约等计算器核算。
修改与保存
- 修改要能追溯到原值：纸质记录用划改，保留原值可辨，签修改人与日期并写原因；电子记录要由系统保留修改前的值、修改人、时间与原因，不能静默覆盖。生态环境监测机构另有明文：所有对记录的更改（包括电子记录）实现全程留痕（《评审补充要求（2025 年）》第十五条）。
- 及时记录：原始观测在产生时记录，不在事后凭记忆补写或誊抄。总局对生态环境监测机构《评审补充要求》第十五条的条文释义写明：原始记录应当在产生时予以记录，不允许补记、追记、重抄；更改由原记录填写人进行，纸质记录采用“划改”，电子记录通过受控流程或信息管理系统更改并记录更改前后内容、更改人、日期时间和原因。其他行业的机构可以作为参照。
- 保存：原始记录和报告保存不少于 6 年（第十二条（七））；记录管理规定要写清标识、贮存、保护、归档和处置（附件 4 第 2.12.7 项），保存场所与条件符合要求。
- 电子记录：用计算机信息系统管理记录的，体系文件要包含数据完整性、安全性和防篡改的内容，并对所用软件的正确性做验证（附件 4 第 2.12.8 项）。
评审时会看什么
现场试验除操作演示外要提供全部原始记录；采用电子记录的，评审组关注电子数据的准确性、完整性、安全性（附件 1 第 4.4.4 条）。记录查证时会看原始记录格式是否包含足够信息、是否清晰准确、记录的形成和修改是否符合体系文件规定（附件 1 第 4.4.6 条）。对应的系统证据见条款对照：第十二条（七）。
系统里证据在哪
- 按模板录入读数，当场计算结果并判定质控（第 5 集·读数与实时计算；质控判定）
- 选用仪器与标准物质时校验检定校准与有效期（第 5 集·仪器与标准物质）
- 环境条件当场录入，方法要求缺项不能提交（第 5 集·基本信息与环境条件）
- 退回后由原填写人带原因修改，修改记录保留原值（第 6 集·带原因改值；修改记录）
- 模板编制、验证用例、审核与发布（第 11 集·验证用例；审核与发布）
常见问题
原始记录可以先写在草稿纸上再誊到表格里吗？
不建议。誊抄后的表格不是原始观测记录，评审时一旦被问到“原始数据在哪”就说不清。要么当场记在受控格式上，要么当场录入系统。
用 Excel 算结果可以吗？
可以用，但电子表格属于数据处理软件：要受控（公式锁定、版本管理），并对计算的正确性做验证、保留验证记录（附件 4 第 2.12.8 项）；直接在单元格里改数没有留痕，是常见问题。
原始记录要不要校核人签字？
准则没有规定具体签字栏，按本机构程序文件执行；通常的做法是检测人与校核人分别签字，且不是同一人。
原始记录和检测报告是什么关系？
报告上的每个结果都应来自原始记录。报告格式要有哪些信息见检测报告必备要素。
开通后在系统里用
在立方 LIMS 里，原始记录按方法模板录入：方法依据、仪器、标准物质、环境条件、读数、公式、修约和质控规则都在模板里固定，读数录入后当场计算并判定质控；每个数值标明来源（仪器直传、文件解析或人工当场录入），时间由服务器记录；修改必须写原因，保留原值、修改人与时间，只有原填写人能改自己的记录；打印版带受控格式编号、页码与修改痕迹。常用方法有预制模板，其他方法可以复制修改或从结构起点新建。
相关体系文件
编写与核对说明
本页由立方 LIMS 团队编写：正文由 AI（agent）起草，条款号与核查项号逐条对照下列官方原文核对；“常见问题”是按条款要求归纳的典型情形，不是对任何机构的评审结论。本页未经持证人员逐页审核，发现错误请来电告诉我们。
- 《检验检测机构资质认定评审准则》（市场监管总局公告 2023 年第 21 号，2023-12-01 施行）：第十二条（七）记录（含原始记录和报告保存不少于 6 年）、第十二条（八）计算机信息系统。
- 《评审准则》附件 4 一般程序审查（告知承诺核查）表：2.12.6（原始记录能有效支撑报告）、2.12.7（记录管理规定与保存场所）、2.12.8。
- 《评审准则》附件 1 现场评审工作程序：4.4.4 3）b（现场试验须提供全部原始记录，电子记录关注准确性、完整性、安全性）、4.4.6 记录查证。
- 《检验检测机构资质认定生态环境监测机构评审补充要求（2025年）》（国市监检测规〔2025〕4号附件）：第十五条（及时记录、全程留痕、仪器数据优先以不可更改的电子记录保存）。
- 《检验检测机构资质认定生态环境监测机构评审补充要求（2025年）》条文释义（市场监管总局认可检测司，2026-06）：第十五条释义 1、2（原始记录信息、不允许补记追记重抄、划改与电子记录更改）。
编写与核对：2026-11-02。本页不转载原文，以官方发布的文本为准；内容供机构编制本机构文件时参考，不代表评审结论。现行规章没有对 LIMS 软件产品设立认证或备案，资质认定的对象是检验检测机构本身。