样品全过程的记录
准则正文没有单列样品条款，要求落在附件 4 第 2.12.1 项 e）的“样品全过程控制记录”和现场试验的评价中。按样品经过的环节，记录通常包括：
- 接收与登记
- 记什么
- 样品名称、数量、规格或批号、来源（客户送样或机构采样）、接收时间、接收人；唯一编号。
- 常见问题
- 接收时只登记数量，没记状态。
- 接收检查
- 记什么
- 时效（是否超过方法规定的保存时间）、完整性（容器、封口、标签）、保存条件（温度、保存剂、避光）是否符合要求；检查结果写入记录。
- 常见问题
- 超时效的样品照常检测，报告里没有说明。
- 标识
- 记什么
- 唯一编号贯穿制备、前处理、分析全过程；分装、制备后的子样能追溯到原样；检测状态（待检、在检、已检、留样）可识别。
- 常见问题
- 分装后的子样只写简称，和原样对不上。
- 储存
- 记什么
- 按方法要求的条件分区储存并有明显标识；储存环境条件的监控记录；库位。
- 常见问题
- 冷藏柜温度没有记录。
- 交接与流转
- 记什么
- 每次交接的交出人、接收人、时间、样品状况。
- 常见问题
- 检测员自己从样品间拿样，没有发放记录。
- 留样
- 记什么
- 留样的范围、数量、期限与库位。
- 常见问题
- 留样期限与程序规定不一致。
- 处置
- 记什么
- 到期处置的审批、处置方式、处置人与日期；危险样品按危废管理。
- 常见问题
- 样品不见了，记录上没有处置。
- 不符合要求的样品
- 记什么
- 拒收，或告知客户样品的偏离情况、经客户确认后检测，并在报告中注明。
- 常见问题
- 偏离未告知客户。
生态环境监测机构：《评审补充要求（2025 年）》第十九条要求按标准采取加保存剂、冷藏、避光、防震等保护措施，必要时采取封志措施；分区存放、明显标识；监控并记录保存和流转过程中的环境条件；接收时检查时效性、完整性和保存条件，不符合的可以拒收，或明确告知客户偏离情况并在报告中注明；制备、前处理和分析过程中保持标识可追溯。
评审时会看什么
现场试验结束后，评审组会评价样品的采集、标识、分发、流转、制备、保存、处置是否规范（附件 1 第 4.4.4 条）；场所考察时也会看样品间的分区、标识和储存条件。常见的追问是：拿一个报告编号，现场找出它的留样，说出它经过了谁的手。对应的系统证据见条款对照：第十二条（一）。
系统里证据在哪
- 客户送样登记来样（第 13 集·登记来样）
- 交出、接收检查与入库，本人确认（第 4 集·采样员交出；接收与入库）
- 发放检测与归还（第 4 集·发放检测与归还）
- 留样、处置申请与质量负责人审批（第 4 集·留样与处置；质量负责人审批）
- 超保存时限等偏离：说明自动写入报告；拒收样品（第 4 集·偏离申请；拒收样品）
- 全链调阅：从报告追到样品与流转（第 8 集·全链调阅）
常见问题
样品编号怎么编？
准则没有规定编号规则，只要唯一、贯穿全过程、能从报告追到样品。常见做法是“年份 + 类别 + 流水号”，分装子样在原编号后加后缀。
留样要留多久？
按方法标准、产品标准、合同约定和本机构程序文件。没有要求的，由程序规定并考虑客户可能的复检需要。
样品送来时已经超过保存时限，还能测吗？
按不符合要求的样品处理：可以拒收；或告知客户偏离情况，客户同意后检测，并在报告里注明。合同评审时最好事先约定，见合同评审。
开通后在系统里用
在立方 LIMS 里，客户送样在委托下登记来样，现场采样的样品在采样时登记，样品编号与接收时间由系统生成；交出、接收、入库、发放、归还、留样、处置每一步都由经手人用本人账号确认，时间由系统记录；接收检查写入样品状况，可以拒收；超保存时限等偏离和样品处置须申请、经质量负责人批准，批准的偏离说明自动写入报告。样品页可按状态、编号、名称或批号查找。
相关体系文件
编写与核对说明
本页由立方 LIMS 团队编写：正文由 AI（agent）起草，条款号与核查项号逐条对照下列官方原文核对；“常见问题”是按条款要求归纳的典型情形，不是对任何机构的评审结论。本页未经持证人员逐页审核，发现错误请来电告诉我们。
- 《评审准则》附件 4 一般程序审查（告知承诺核查）表：2.12.1 体系运行记录 e）检验检测样品全过程控制记录。
- 《评审准则》附件 1 现场评审工作程序：4.4.4 3）c（现场试验评价包括样品的采集、标识、分发、流转、制备、保存、处置是否规范）。
- 《检验检测机构资质认定生态环境监测机构评审补充要求（2025年）》（国市监检测规〔2025〕4号附件）：第十九条（样品保护措施、分区存放与标识、保存流转环境条件监控、接收检查与拒收或偏离告知、标识可追溯）。
编写与核对：2026-11-02。本页不转载原文，以官方发布的文本为准；内容供机构编制本机构文件时参考，不代表评审结论。现行规章没有对 LIMS 软件产品设立认证或备案，资质认定的对象是检验检测机构本身。