立方 LIMS 使用教程 第 8 集：报告更正、作废与全链调阅
签发后发现错误怎么办，评审时怎样一次调出全过程
适用：质量负责人、授权签字人、报告编制人
时长：4 分 41 秒


【本集内容】
[00:00] 立方 LIMS 使用教程，第 8 集：报告更正、作废与全链调阅。
[00:08] 这一段有三条规矩：已签发的报告不能直接改；先申请、经批准才能更正或作废，申请人不能批自己的申请；原版永久保留，新版注明替代哪一版。

【申请更正】
[00:23] 报告签发以后发现了错误，比如客户来函指出评价依据漏写了标准表号，不能在原报告上直接改。先在报告列表里，点开这份已签发的报告。
[00:37] 报告详情页列出了这份报告的所有版本。右上角是申请更正；旁边的申请作废，用于整份报告不应出具的情况。
[00:48] 点申请更正，写明理由和依据，比如客户来函的内容，点确定提交。
[00:56] 系统提示已提交更正申请，等质量负责人审批。

【审批】
[01:01] 质量负责人打开更正与作废，列表里能看到对象、类型、理由、申请人和审批状态。点审批。
[01:11] 写上审批意见，点批准；不同意就点驳回。申请人不能审批自己的申请；质量负责人自己提出的申请，由站长审批。
[01:22] 批准后，这条申请显示已批准和审批人。

【出更正版】
[01:27] 编制人回到报告详情，会多出一个按已批准申请出更正版的按钮。点它。
[01:35] 选择依据的申请，填写更正原因，再写更正声明。更正声明会印在报告上，说明本报告替代第 1 版、更正了什么。
[01:48] 点新建更正版。
[01:51] 系统新建了第 2 版，报告编号沿用，页面上标明这是更正版。检测结果从原版带过来，仍然只能引用、不能手改。
[02:02] 在这里把评价依据改正，更正声明也列在报告信息里。改好后点提交审核。

【审核签发】
[02:09] 更正版和新报告一样，要经过报告审核，再由授权签字人本人签发。
[02:16] 签发以后，第 2 版就是有效版本。

【原版保留】
[02:20] 回到报告详情：第 1 版的状态变成已被替代，但它没有被删除；第 2 版是已签发，后面写着更正原因。
[02:30] 打开第 1 版，页面提示它已被替代、仅供查阅，对外以最新版本为准；它的 PDF 仍能下载，内容保持原样。
[02:40] 更正版的报告 PDF，封面写明更正版、第 2 版、本报告替代第 1 版。
[02:47] 正文开头印着更正说明：替代哪一版、更正了什么，以及更正原因。

【报告作废】
[02:55] 如果整份报告不应出具，比如委托方书面撤销了委托，就在报告详情点申请作废，写明理由，提交。
[03:06] 作废同样要由质量负责人在更正与作废页审批。
[03:10] 批准后，报告状态变成已作废。作废的报告不会被删除，编号也不会再用。

【全链调阅】
[03:18] 评审时，评审员常会任选一份报告，要求看它从委托到签发的全过程。打开全链调阅，输入报告编号，点调阅。
[03:29] 一页里按顺序列出：委托与合同评审；监测方案与点位；样品与流转。
[03:38] 接着是原始记录，每条记录的录入、修改、迟录和附件数量；最后是报告的每个版本、审核和签发。
[03:48] 点开一条原始记录，能看到它每一轮校核、审核的结论、人员和时间；点记录编号，还能直接打开原始记录，查看修改痕迹。
[04:00] 另一个页签是按仪器反查：选一台仪器和时间段，点查询，列出这段时间用过它的全部原始记录和样品。仪器检定出了问题，用它查影响范围。

【归档】
[04:13] 质量负责人在已签发报告的详情页，还可以点归档并下载归档包。
[04:20] 归档包里有报告 PDF、全过程原始记录的打印版、附件原件、全链调阅数据，以及逐个文件的校验清单，可以离线保存。
[04:31] 这一集就到这里。下一集讲资源管理：仪器设备与标准物质的台账、有效期，以及过期时系统怎样拦下。

演示画面中的机构、人员与数据均为虚构。